Il y a plein de débats sur comment utiliser un agenda convenablement. En règle générale, le but est d'ajouter des rendez-vous dans le calendrier, et que vos tâches soient correctement placées dans le gestionnaire des tâches que vous utilisez. Cependant, ce qui n’est pas souvent mentionné, c'est précisément lesquels rendez-vous sont prioritaires dans votre agenda. Pour améliorer au max votre temps et vous assurer que vous restez productif, ils existent trois types de rendez-vous différents à ajouter dans votre agenda. Et créer ainsi, un système de productivité efficace.
Les rendez-vous divers
Ce sont des rendez-vous réguliers que vous devez noter tout au long de votre semaine. Par exemple : les rendez-vous chez le docteur ou les déjeuners de travail. Ces rendez-vous peuvent être décalés si nécessaire, avec assez d’anticipation. Les deux parties peuvent ainsi le tenir, même s'il faut essayer de ne pas les bouger dans la plupart des cas.
Les rendez-vous avec soi-même
Ce sont des rendez-vous que vous faites avec vous-même. Ils peuvent être sous la forme de périodes de temps réservés pour vous uniquement. Ainsi, vous travaillez sur des projets et des tâches sans interruption. Vous pouvez transférer ce type de rendez-vous, mais c’est plus avantageux si vous créez un plan, et le gardez : le plus stable possible.
Vous pouvez par exemple, choisir un temps dans la journée où vous travaillez dans des intervalles de 90 minutes, dans une période régulière. En créant une habitude, vous améliorerez votre productivité.
Rien n’est gravé dans le marbre, vous pouvez casser le temps avec des pauses. Ou en utilisant la technique pomodoro, prendre des périodes plus grandes et les casser en morceaux. Et passer ainsi, d’une tâche à une autre. Il est conseillé de garder ces périodes de temps assez flexibles pour pouvoir les bouger à d’autres heures de la journée si nécessaire.
Les rendez-vous d’équipe
Les rendez-vous d’équipe sont utilisés quand vous avez besoin de rassembler une équipe. La meilleure manière de programmer ces rendez-vous, c’est une fois que le reste est défini dans votre agenda. Ce sera plus difficile de planifier ce type de réunions, mais, vous pouvez utiliser des outils comme "Doodle", "Google calendar" ou "Trungle.me" pour choisir les périodes de temps où la plupart de l’équipe peut être présente.
En ayant ces trois types de rendez-vous à votre portée, votre agenda se convertira dans un outil incontournable. Elle vous permettra de créer du temps et de la place pour vous, et ainsi, améliorer votre productivité.